Die digitale und mediale Welt hat unsere zwischenmenschliche Kommunikation massiv beeinflusst. Und der Veränderungsprozess ist längst noch nicht abgeschlossen. Er wird durch zukünftige technische Entwicklungen, in noch ungeahnter Weise, weiter fortschreiten. Sind diese Veränderungen denn immer positiv, oder gibt es auch Kehrseiten? Mit dieser Frage beschäftige ich mich in meiner Blog-Reihe
Teil 1: Produktivitätskiller oder Kommunikationsbeschleuniger? WhatsApp, E-Mail und Co. im Büro
Die digitale Kommunikation gewinnt in den letzten Jahrzehnten enorm an Bedeutung. Dies betrifft sowohl die geschäftliche Kommunikation im Büro, als auch den Bereich der privaten Kommunikation. Emails können an einzelne Personen oder, mit gleichem Aufwand, an einen großen Verteiler gesendet werden. Sie ersetzen Telefonate oder kurze persönliche Besprechungen. So genannte Chattools, wie zum Beispiel Slack, ermöglichen eine digitale firmeninterne Kommunikation. Durch Messenger sind wir sogar noch direkter erreichbar, als per E-Mail. Wir können während der Arbeit einer Freundin schnell und unauffällig eine Nachricht schicken.
Alles geht schneller und man fühlt sich direkter mit seinen Kontakten verbunden. Wir können „kurz mal eben“ einem Kollegen, der in einem anderen Meeting sitzt, eine Frage stellen und gehen davon aus, „kurz mal eben“ eine Antwort zu erhalten. Der eigene Arbeitsablauf muss nicht durch unnötige Wartezeiten unterbrochen werden.
E-Mails werden massenhaft versendet und ermöglichen einen Informationsaustausch unabhängig von der individuellen Erreichbarkeit des Empfängers.
Das klingt doch eigentlich alles sehr positiv für Unternehmen und Mitarbeiter. Wenn das Wörtchen „eigentlich“ nicht wäre…
„Kurz mal eben“ geschriebene Nachrichten stören den aktuellen Prozess, in dem sich der Mitarbeiter gerade befindet. Eine E-Mail ersetzt nicht das persönliche Gespräch.
Geschriebener Text hat eindeutige Vorteile im inhaltlichen Bereich, wie zum Beispiel Dokumentation zu Nachweiszwecken und Speicherung von Informationen. Ein erheblicher Nachteil besteht jedoch darin, dass er Potential für Missverständnisse birgt. Das Verständnis eines Textes hat nicht nur eine inhaltliche, sondern auch eine emotionale Ebene. Fragen Sie sich auch manchmal woran es liegt, wenn Sie eine E-Mail erhalten die kurz und knapp formuliert ist und weder Anrede noch Grußformel enthält? Hatte der Sender keine Zeit oder ist er wegen irgendetwas sauer? Diese oder weitere Fragen kann sich der Empfänger stellen.
Ohne jetzt tiefer in die Kommunikationswissenschaften oder, als prominentestes Beispiel, auf das Vier-Ohren-Model von Schulz von Thun einzugehen, ist festzuhalten, dass das Verständnis eines Textes aus emotionaler Sicht, stark vom Empfänger der Nachricht abhängt.
Ausschließlich digitale Kommunikation kann also auch verlangsamen und sich sogar negativ auf das Betriebsklima auswirken. Die Produktivität leidet darunter.
WhatsApp gehört immer zu den am häufigsten genutzten Instant-Messengern weltweit.
Die frühe Einführung und kostenlose Verfügbarkeit für Android und IOS führten zu einem raschen Benutzeranstieg. Es gibt mittlerweile auch einige andere Instant-Messenger, wie Threema, Telegram, Signal und einige mehr. Damit sollte für die Nutzer der individuell passende Messenger, zum Beispiel bezüglich Benutzerfreundlichkeit und Umgang mit persönlichen Daten, verfügbar sein.
Viele Menschen haben das Gefühl, ohne ihr Smartphone nicht mehr existieren zu können. Die Nutzung beschränkt sich nicht nur auf die geschäftliche Ebene. Im Büro legt fast jeder Mitarbeiter sein privates Handy sichtbar auf seinen Schreibtisch. Viele Unternehmen, vornehmlich Produktionsbetriebe, sind mittlerweile dazu übergegangen, während der Arbeitszeit ein Handyverbot auszusprechen. Gründe hierfür liegen in der verringerten Produktivität der Mitarbeiter durch das ständige „auf´s Handy schauen“ und im Bereich der Arbeitssicherheit, durch fehlende Aufmerksamkeit für die eigentliche Tätigkeit.
In welchen Situationen können Messenger oder Chattools bei der Arbeit zielgerichtet und sinnvoll eingesetzt werden?
Beantworten Sie die Frage auch gerne einfach mal im Team, denn gemeinsam eine neue Herausforderung anzugehen stärkt das Teamgefühl. Sie werden von der Vielfältigkeit der Antworten überrascht sein.
Text:Sonja Oetting
